Văn phòng Trách nhiệm Chính phủ Hoa Kỳ (GAO) định nghĩa một ước tính chi phí là "tổng các yếu tố chi phí riêng lẻ, sử dụng các phương pháp đã được thiết lập và dữ liệu hợp lệ, để ước tính chi phí trong tương lai của chương trình, dựa trên những gì được biết ngày hôm nay". GAO báo cáo rằng "ước tính chi phí thực tế là bắt buộc khi đưa ra quyết định sáng suốt trong việc mua lại các hệ thống mới." [2] Một dự toán chi phí thường là cần thiết để hỗ trợ đánh giá tính khả thi của dự án hoặc yêu cầu tài trợ để hỗ trợ lập kế hoạch. Dự toán chi phí thường được sử dụng để thiết lập ngân sách dưới dạng ràng buộc chi phí cho dự án hoặc hoạt động.

Trong quản lý dự án, quản lý chi phí dự án là một bộ phận chức năng chính. Dự toán chi phí là một trong ba hoạt động được thực hiện trong quản lý chi phí dự án.[3]

Trong kỹ thuật chi phí, dự toán chi phí là một hoạt động cơ bản. Một cuốn sách tham khảo kỹ thuật chi phí có các chương về dự toán chi phí đầu tư vốn và dự toán chi phí hoạt động. Đầu tư vốn cố định cung cấp các cơ sở vật chất. Đầu tư vốn lưu động là một quỹ quay vòng để giữ cho các cơ sở hoạt động.[4]

Trong kế hoạch mua lại hệ thống, sản phẩm hoặc cơ sở, ước tính chi phí được sử dụng để đánh giá kinh phí cần thiết và để so sánh với giá thầu hoặc đấu thầu.

Trong hợp đồng xây dựng, dự toán thường là chuẩn bị bỏ thầu hoặc đấu thầu để cạnh tranh cho một giải thưởng hợp đồng.

Trong bảo trì và vận hành cơ sở, dự toán chi phí được sử dụng để thiết lập kinh phí hoặc ngân sách.

Trong nỗ lực quản lý rủi ro trách nhiệm pháp lý, một số công ty tránh sử dụng ước tính từ và thay vào đó gọi dự toán là "Ý kiến về chi phí có thể xảy ra".[5]